RAG pe corespondența cu autoritățile: ceasul altcuiva

Adresa de la autoritate era datată 3 martie. Ștampila poștei spunea 7 martie. Cineva a ridicat plicul de la oficiu în 19 martie și l-a pus pe biroul juridicului în 21. Răspunsul a plecat pe 16 aprilie, cu treisprezece zile înainte de termen — socotit de la data tipărită pe hârtie. Termenul curgea din altă zi și expirase de o săptămână.

Restul corpusurilor din cluster au o proprietate comună pe care nimeni nu o observă până când dispare: ceasul pornește dintr-un act al companiei. Semnezi un contract, emiți o factură, deschizi un dosar de daună — momentul e al tău și e înregistrat în sistemele tale. Corespondența cu autoritățile rupe tiparul. Ceasul pornește dintr-un act al altcuiva, iar lucrul care trebuie dovedit nu e ce scrie în document, ci ziua în care documentul a devenit opozabil.

Diferența schimbă arhitectura, nu doar metadatele. Dacă ai nevoie întâi de fundamente, ce este RAG le acoperă. Restul pornește de la întrebarea care nu mai e „ce spune adresa”, ci „din ce zi curge”.

Actul are mai multe date și numai una pornește ceasul

O adresă de la o autoritate poartă cel puțin patru momente distincte. Trei dintre ele sunt inutile pentru calculul termenului, iar cel care contează e, de regulă, singurul care nu e scris în document.

Data tipărită nu produce efecte prin ea însăși

Codul de procedură fiscală separă net emiterea de comunicare. Actul administrativ fiscal produce efecte din momentul în care e comunicat contribuabilului sau la o dată ulterioară menționată în actul comunicat, iar actul care nu a fost comunicat potrivit legii nu e opozabil și nu produce niciun efect juridic (art. 48). Organul fiscal are cel mult 10 zile lucrătoare de la data emiterii ca să inițieze acțiunile de comunicare (art. 47 alin. 10).

Între ziua scrisă pe act și ziua în care el începe să conteze pot trece, perfect legal, două săptămâni. Un pipeline care ia prima dată găsită în text ca punct de start greșește sistematic, în aceeași direcție, cu o marjă variabilă.

Momentul se prezumă, nu se citește

Când comunicarea se face prin publicitate — afișarea unui anunț la sediul organului emitent și, simultan, pe pagina lui de internet — actul se consideră comunicat în termen de 15 zile de la data afișării anunțului, iar anunțul se menține afișat cel puțin 60 de zile (art. 47 alin. 5-7). Momentul de la care curge termenul nu apare, deci, nicăieri în document: e o prezumție legată de un eveniment produs în altă parte.

Curtea Constituțională a îngustat calea aceasta. Prin Decizia nr. 861 din 17 decembrie 2019 a reținut că dispozițiile sunt constituționale în măsura în care se interpretează că comunicarea prin publicitate e doar o modalitate ultimă și subsidiară, folosită atunci când celelalte modalități au eșuat. Consecința: poți calcula impecabil un termen care juridic nu a început, fiindcă publicitatea a fost folosită fără să se încerce întâi comunicarea prin poștă.

Ce se extrage și ce se prezumă

Un singur rând din patru se citește din document. Celelalte se iau din alte sisteme sau se deduc dintr-o regulă: ce trebuie extras e un moment procedural cu temeiul prezumției, nu o dată tipărită.

Dovada momentului stă în afara documentului

Dacă momentul e prezumat, atunci proba lui e un al doilea artefact, separat de documentul al cărui termen îl declanșează. Iar legiuitorul român a mers până la a enumera probele acceptate atunci când cealaltă parte refuză să înregistreze.

Legea prevede ce ține locul unei înregistrări

Ordonanța nr. 7/2026 a introdus în Legea nr. 350/2001 o soluție pentru situația în care entitatea abilitată refuză sau limitează primirea ori înregistrarea documentației, inclusiv prin mijloace electronice: dovada depunerii se poate face prin dovada returnării către expeditor a documentației refuzate, prin dovada transmiterii electronice sau printr-un proces-verbal întocmit de executorul judecătoresc.

Citește textul acela ca pe o cerință de sistem. Momentul care pornește un termen e reconstituibil din probe aflate în afara dosarului, iar tipul probei variază. Un câmp de tip dată, populat din text, nu poate reprezenta asta.

Proba se referențiază, nu se copiază

Recipisa poștală, numărul de înregistrare atribuit de autoritate, confirmarea de transmitere electronică, procesul-verbal al executorului — fiecare e un obiect cu sistem-sursă și identificator propriu. Regimul e cel al dovezii transmiterii din RAG peste e-mail: indexezi fișa probei, cu ce demonstrează și unde se află, și lași originalul acolo unde are lanț de custodie.

Un detaliu de integrare aparent administrativ: numărul de înregistrare atribuit de autoritate e singura cheie care leagă adresa primită, răspunsul trimis și eventuala contestație de mai târziu. El nu există în documentul inițial — se naște în momentul depunerii și intră în companie pe o recipisă, într-un e-mail sau pe un bilet. Necaptat atunci, recuperarea lui cere o cerere adresată chiar autorității cu care ești în termen.

Ce trebuie să conțină răspunsul

Orice afirmație despre un termen circulă împreună cu trei elemente: momentul de start, temeiul juridic al prezumției și proba momentului. Fără al treilea, afirmația arată la fel de convingător și nu se poate apăra. Corolarul operațional: un termen a cărui probă lipsește nu se rotunjește la o estimare, ci se raportează ca nedeterminabil din document, cu indicarea probei care ar închide întrebarea. Formatul unui răspuns care își arată sursele e cel din cum arată un răspuns bun de RAG, iar citarea coborâtă la nivel de paragraf, nu de document, e cea descrisă în RAG pe contracte și documente juridice.

Cum se calculează un termen și cine face aritmetica

Un termen procedural e rezultatul unei reguli aplicate unui moment. Regula diferă de la un regim la altul, iar unele regimuri au comutatoare pe care un model nu are cum să le ghicească.

Patru regimuri, patru reguli

Prelungirea din primul rând are o particularitate ușor de ratat: depinde de o notificare, adică de existența unui alt document.

Extracția e statistică, aritmetica nu

Literatura a ajuns la o împărțire a muncii destul de stabilă. Într-o lucrare din 2026 pe extracția instrucțiunilor de urmărire clinică, autorii dau ca alegere centrală de proiectare faptul de a nu cere niciodată modelului neural să facă aritmetică de calendar: extracția rămâne neurală, normalizarea se face determinist, cu o gramatică de timp relativ.

Aceeași separare apare la ChemoTimelines 2025, o competiție pe construirea de cronologii de tratament din note clinice: abordările echipei de la University of Washington au urmat toate un flux în doi pași, cu un model care extrage evenimentele din fiecare document și un algoritm care le normalizează și le agregă în cronologia finală. Cel mai bun scor oficial raportat pe subtaskul de cronologie a fost 0,678. Pe o sarcină cu date adnotate și clasament public.

Unde nu converg sursele

Normalizarea expresiilor de timp relative nu e o problemă rezolvată. Într-o comparație de sisteme de normalizare, HeidelTime — taggerul de referință construit pe reguli — obține în jur de 76% pe atributul de valoare pe text de presă și coboară spre 66% pe text zgomotos. Dacă un model de limbaj face mai bine e disputat: sistemele pe reguli depind de resurse specifice fiecărei limbi, iar cifrele se mișcă mult cu corpusul. Tratează orice promisiune de tipul „normalizează orice formulare de dată” ca pe o afirmație de măsurat pe documentele tale. Un termen calculat din regulă și ținut ca obiect urmărit, nu ca fragment regăsibil, e tiparul din RAG pentru obligații contractuale.

Tăcerea autorității are două consecințe opuse

Într-un corpus obișnuit, lipsa unui document e o gaură în date. Aici, lipsa unui document e un fapt juridic — și, în funcție de domeniu, poate să nască un drept sau să pornească un alt termen.

Aprobare tacită sau refuz implicit

Procedura aprobării tacite înseamnă că autorizația se consideră acordată dacă autoritatea nu răspunde solicitantului în termenul prevăzut de lege pentru emiterea ei. Se aplică tuturor autorizațiilor emise de administrația publică, cu excepția câtorva domenii enumerate limitativ — activitățile nucleare, regimul armelor de foc, drogurile, siguranța națională.

Numai că Înalta Curte a trasat o graniță. Prin Decizia nr. 13/2013, dată în recurs în interesul legii, a stabilit că procedura aprobării tacite nu se aplică certificatelor de urbanism, autorizațiilor de construire și documentațiilor de urbanism, iar în lipsa unor dispoziții speciale care să o permită expres, tăcerea administrației rămâne un act administrativ asimilat — adică un refuz implicit. Consecința e alt calendar: acțiunea în contencios se poate introduce în 6 luni de la data expirării termenului legal de soluționare (Legea nr. 554/2004, art. 11).

Lipsa unui răspuns poate deci să nască un drept sau să pornească termenul de a merge în instanță, după domeniu. Un sistem care nu știe în ce regim se află dosarul va da răspunsul exact opus celui corect, cu aceeași încredere.

O reformă recentă, cu efecte pe care sursele nu le tranșează

Ordonanța nr. 7/2026, intrată în vigoare la 2 februarie 2026, a fixat un punct de pornire explicit: pentru documentațiile aflate în curs de avizare la acea dată, termenele procedurale încep să curgă din nou de la intrarea ei în vigoare.

Ce nu e uniform e efectul pe fiecare tip de aviz. Legea nr. 350/2001 prevede expres, la art. 32 alin. 4^3, că avizul de oportunitate nu poate fi considerat emis prin avizare tacită la împlinirea termenelor, iar decizia Înaltei Curți de mai sus scoate din sferă încă o categorie. Comentariile de specialitate nu ajung la aceeași concluzie despre cât de larg operează avizarea tacită după reformă. Ține întrebarea deschisă în sistem: semnalează starea, nu declara dreptul.

Starea dosarului, cu valori explicite

Fiecare dosar poartă o stare enumerată: termen în curs, expirat fără răspuns, suspendat de o cerere de clarificări, prorogat cu notificare. Absența unui răspuns devine astfel o valoare, nu un câmp nepopulat. Un termen care marchează limita unui drept, pe un document care nu își cunoaște propria stare, apare și pe scrisorile de garanție — cu deosebirea că acolo trecerea timpului stinge un drept al beneficiarului, iar aici naște o obligație a ta de a acționa. Scoaterea din index a documentelor ieșite din vigoare urmează disciplina din prospețime, ștergeri și reindexare.

A cui cronologie contează

Același dosar are două povești despre timp. Una e a autorității și e opozabilă. Cealaltă e a companiei și, oricât de detaliată, nu mută nimic.

Registratura internă nu produce efecte în afară

Sistemele tale știu când a ajuns plicul la recepție, când a fost scanat, când a fost repartizat, când a intrat pe fluxul de aprobare. Niciunul dintre momentele acestea nu e opozabil. Opozabile sunt momentul comunicării actului către tine și momentul înregistrării răspunsului tău la autoritate — două date pe care nu le produci tu.

Deosebirea dintre un plan intern și unul opozabil e aceeași care separă o delegare internă de puterea de a angaja societatea, tratată pe mandate și împuterniciri. Ce se schimbă aici e că nu ai nici măcar controlul asupra momentului: îl primești.

Întrebarea e aproape întotdeauna raportată la trecut

„Am răspuns în termen?” nu e o întrebare despre prezent. Cere starea așa cum era, cu regula valabilă atunci și cu proba de la momentul acela. Mecanica unui răspuns dat raportat la un moment din trecut, cu versiunea aplicabilă atunci, e detaliată în RAG pentru conformitate și audit intern.

Un sistem care răspunde din starea de azi la o întrebare despre martie va răspunde fluent despre o stare care nu exista atunci. Parametrul de dată de referință nu e un rafinament, e condiția de corectitudine.

Ce pleacă din companie și cine îl semnează

Răspunsul care iese e el însuși un act cu termen, iar argumentarea în fața autorității are propriile cerințe de formă — tiparul e cel din clasificare tarifară și conformitate vamală. Sistemul pregătește dosarul: cronologia, temeiul, ce s-a comunicat și când. Semnătura și dovada transmiterii rămân la om, iar pasul de acțiune cu confirmare la mijloc e cel din agentic RAG și multi-hop.

Accesul se decide înainte de căutare, nu la afișare. Un dosar de corespondență cu autoritățile adună date personale ale petenților, sesizări care privesc angajați numiți și poziții juridice încă neasumate public — segmentarea e cea din controlul accesului în RAG, iar temeiul prelucrării și termenele de retenție intră în discuția din RAG și GDPR.

De unde începi și după ce te uiți

Fă un tabel cu patru coloane și populează-l de mână, pe corespondența cu termen din ultimul trimestru: momentul comunicării, proba lui, regimul aplicabil, termenul calculat. Dacă a doua coloană rămâne goală la majoritate, primul proiect nu e unul de regăsire, ci unul de arhivare — și merită făcut oricum.

Exercițiul are un efect secundar util: arată câte regimuri diferite ating de fapt corespondența companiei. Cine se aștepta la două găsește, de obicei, cinci sau șase, fiindcă aproape fiecare autoritate vine cu legea ei specială. Numărul acela decide dacă regulile de calcul se scriu o dată sau devin o bibliotecă întreținută.

Ce se măsoară, odată ce registrul există:

1. Completitudinea registrului: din corespondența cu termen intrată în companie într-o perioadă, cât a ajuns înregistrată. O valoare medie e înșelătoare, fiindcă tot riscul stă în adresele care lipsesc cu totul. Se numără pe bucăți, nu pe procente.
2. Corectitudinea momentului de start, pe un eșantion verificat manual. În ce procent momentul extras coincide cu proba, inclusiv la cazurile în care singurul răspuns corect e că nu se poate determina din document.
3. Câte răspunsuri au luat data tipărită pe act ca punct de start. Ținta e zero. Când apare, cauza e aproape întotdeauna o regulă de extracție care nu separă emiterea de comunicare — se repară în regulă, nu în model.
4. Termene expirate fără răspuns, împărțite după cum au fost descoperite: înainte de scadență sau după. Raportul dintre cele două e singura cifră pe care o citește și cineva din afara proiectului.

Niciuna dintre cele patru nu se măsoară pe un demo. Toate cer o perioadă închisă, în care se știe deja ce s-a întâmplat, ca să compari ce ar fi semnalat sistemul cu ce a prins cineva pe hârtie. Cum se construiește setul pe care rulează măsurătorile e detaliat în cum evaluezi un sistem RAG. Există și un prag sub care tot demersul nu se justifică: o duzină de adrese cu termen pe an cer un calendar partajat și un om responsabil, nu retrieval — criteriile de decizie sunt în când nu folosești RAG.

Întrebări frecvente

Pot lua data ștampilei poștale ca moment al comunicării?

Nu ca regulă generală. Momentul depinde de modalitatea de comunicare efectiv folosită, iar fiecare are propria probă: confirmarea de primire pentru scrisoarea recomandată, semnătura pentru remiterea directă, data afișării plus intervalul legal pentru publicitate. Ștampila spune când a plecat plicul, nu când a devenit opozabil conținutul lui.

Ce fac cu adresele primite electronic?

Ca pe orice altă modalitate de comunicare: cu prezumția ei și cu proba ei. Regulile privind comunicarea electronică a actelor administrative fiscale au fost însă modificate în mai multe rânduri, iar sursele secundare rămân adesea în urmă. Verifică forma consolidată în vigoare înainte de a codifica un interval.

Sistemul poate spune că am obținut o aprobare tacită?

Nu. Poate spune că termenul legal a expirat fără răspuns, cu proba momentului de start și temeiul regulii de calcul. Calificarea juridică a tăcerii diferă de la un domeniu la altul, iar pentru avizele din urbanism a rămas disputată după modificările din 2026. Trecerea de la starea semnalată la dreptul invocat se face cu juridicul, pe cazul concret.

Cum tratez prorogările și suspendările de termen?

Ca evenimente care rescriu un câmp calculat, fiecare cu documentul care le probează. O prorogare fără notificarea care o susține nu e o prorogare, e o întârziere. Sistemul ține atât termenul inițial, cât și pe cel recalculat, cu motivul mutării.

Ajută hybrid search pe corpusul ăsta?

Da, pe partea de identificatori: un număr de înregistrare sau un număr de dosar e un șir pe care căutarea lexicală îl nimerește exact și cea vectorială îl aproximează prost. Nu ajută deloc, în schimb, la „ce termene expiră săptămâna viitoare” — acolo nu îți trebuie cele mai similare fragmente, ci întregul registru parcurs o dată. Cum se combină cele două componente e explicat în hybrid search și reranking.

Un termen despre care afli după ce a expirat nu e o problemă de informație. E o problemă de arhivare: documentul a intrat în dosar fără artefactul care spune din ce zi curge, iar nimic din ce s-a construit deasupra nu mai putea repara asta.

Intervenția cea mai ieftină nu e un model, ci o regulă la intrare. Nicio adresă cu termen nu se închide în dosar fără proba momentului atașată, cu sistem-sursă și identificator. Restul — extracția, calculul, alertele — se construiește după, pe o fundație care nu minte.

Dacă ai un dosar de corespondență pe care regula asta nu se aplică încă și vrei să vezi cum ar arăta un registru de termene peste el, trimite un mesaj. Celelalte tipuri de corpus tratate în serie stau în hubul Cazuri de utilizare enterprise, iar perspectiva completă a serviciului în AI & RAG.