RAG pe mandate și împuterniciri: dreptul de semnătură

Contractul e semnat. Semnătura aparține directorului comercial, nu administratorului. Furnizorul a livrat, factura a intrat la plată, iar cineva din juridic pune, trei luni mai târziu, întrebarea care trebuia pusă înainte: avea dreptul să semneze asta?

Răspunsul nu e în contract. Nu e nici într-un singur document din arhivă. E într-o hotărâre a adunării generale de acum doi ani, într-o decizie a consiliului care o pune în aplicare, într-o procură dată directorului și, posibil, într-o delegare pe care acesta a semnat-o mai departe. Patru acte, fiecare cu limita lui. Dacă unul s-a stins, lanțul se rupe — și niciunul dintre celelalte trei nu arată altfel a doua zi.

Mandatele și împuternicirile sparg o proprietate pe care restul corpusurilor din cluster o aveau, toate: acolo, obiectul căutat era un document. O clauză, un rezultat, o fișă, o poliță. Un drept de semnătură nu există ca fișier. E o relație între mai multe fișiere, valabilă doar dacă toate verigile țin simultan. Mecanica de bază a regăsirii e în ce este RAG; ce urmează e ce se schimbă când răspunsul trebuie compus, nu extras.

Dreptul de semnătură se compune, nu se citește

Patru acte, patru feluri de limită

Dreptul de a angaja o companie nu vine dintr-un document unic, ci dintr-o cascadă. Hotărârea adunării generale sau a consiliului deschide operațiunea. Decizia organului de conducere o transpune într-o competență atribuită cuiva. Procura o îmbracă în forma cerută de lege pentru actul care urmează. Delegarea internă o pasează mai departe, uneori cu un plafon coborât.

Fiecare verigă poartă un alt tip de limită, iar cele patru nu se substituie:

Codul civil fixează una dintre condiții explicit: împuternicirea nu produce efecte decât dacă e dată cu respectarea formelor cerute de lege pentru încheierea valabilă a contractului pe care reprezentantul urmează să îl încheie (art. 1301). O procură sub semnătură privată pentru un act care cere formă autentică nu e o procură slabă, ci una fără efect. Nuanța contează pentru sistem: forma actului final determină validitatea verigii, deci cele două documente trebuie citite împreună, nu separat.

Reprezentantul legal și mandatarul nu se verifică la fel

Administratorul are puterile din lege și din actul constitutiv: poate face toate operațiunile cerute pentru aducerea la îndeplinire a obiectului de activitate, afară de restricțiile arătate în actul constitutiv (art. 70 din Legea nr. 31/1990). Pentru actele de dispoziție încheiate în temeiul puterilor conferite reprezentanților legali, legea precizează că nu e necesară o procură specială și în formă autentică, chiar dacă actul trebuie încheiat în formă autentică.

Consecința pentru arhitectură e directă. Pentru administrator, verificarea se face în registru și în actul constitutiv. Pentru oricine altcineva, verificarea se face în lanțul de acte. Un sistem care tratează ambele situații prin aceeași căutare va cere procură acolo unde nu e nevoie și o va accepta acolo unde nu e suficientă.

Lanțul se construiește la ingestie

Un lanț de patru acte nu se reconstituie din similaritate de text. Actele sunt scrise în vocabulare diferite, de autori diferiți, la ani distanță, iar singurul lucru care le leagă e o referință explicită — numărul hotărârii, data deciziei, obiectul procurii.

Practic, fiecare act intră în index ca înregistrare cu titular, obiect, plafon, perioadă și referință către actul din amonte. Întrebarea nu mai caută documente, ci parcurge relația. Ce rămâne pentru retrieval semantic e partea unde nu există referință curată: e-mailul care confirmă o delegare, procesul-verbal care menționează o revocare fără să o formalizeze. Aceleași documente circulă și ca atașamente, cu problemele de versionare din RAG peste e-mail.

Întrebarea are trei părți, retrieval-ul răspunde la una

„Poate semna X?” nu e o întrebare

Formularea completă are trei componente care se verifică în documente diferite: ce fel de act, până la ce valoare, până când. Un răspuns care confirmă doar prima parte e fals în majoritatea cazurilor în care contează — pentru că exact plafonul și termenul sunt lucrurile care se schimbă cel mai des și cel mai discret.

Sistemul nu trebuie să răspundă niciodată „da”. Trebuie să răspundă cu patru câmpuri: titularul, obiectul, plafonul, perioada — fiecare cu actul care îl fixează. Formatul general de răspuns e cel din cum arată un răspuns bun de RAG; adăugirea aici e că absența oricăruia dintre cele patru câmpuri se raportează ca lipsă, nu se completează din context.

Un pas de căutare nu adună un lanț

Problema are un nume în literatură. MultiHop-RAG, setul de referință construit de Yixuan Tang și Yi Yang pentru interogări care cer regăsirea și combinarea mai multor probe, a fost publicat tocmai pentru că, în evaluările autorilor, sistemele RAG existente se descurcă nesatisfăcător atât la regăsirea, cât și la formularea răspunsului pentru astfel de interogări.

Direcția de reparație e descompunerea întrebării în sub-interogări urmărite separat. Un studiu prezentat la ACL 2025 de Paul J. L. Ammann, Jonas Golde și Alan Akbik raportează, pe MultiHop-RAG și HotpotQA, un câștig de 36,7% la MRR@10 pe partea de regăsire și de 11,6% la F1 pe acuratețea răspunsului, față de un RAG standard. Mecanica pas-cu-pas e tratată separat în agentic RAG și multi-hop.

Cât ajută descompunerea rămâne disputat

Nu toate rezultatele merg în aceeași direcție, iar diferența e relevantă înainte de a construi. Evaluări ulterioare pe același set raportează că descompunerea bate căutarea cu top-k fix, dar e mai puțin stabilă de la un tip de întrebare la altul, iar lanțurile de patru pași rămân dificile pentru orice politică de regăsire testată.

Un al doilea rezultat merită reținut pentru că schimbă unde cauți defectul: analize diagnostice pe întrebări multi-hop arată că modelele răspund greșit și atunci când probele regăsite sunt suficiente, prin substituirea unei entități în ultimul pas sau prin contopirea a două entități concurente. Într-un corpus de mandate, asta înseamnă răspunsul corect despre persoana greșită — modul de eșec cel mai greu de observat, fiindcă citarea arată impecabil.

Concluzia practică: descompune întrebarea, dar măsoară separat dacă lanțul a fost regăsit complet și dacă titularul din răspuns e cel din ultima verigă.

Revocarea nu lasă urmă în actul revocat

Documentul arată identic a doua zi

O procură retrasă ieri e, ca fișier, aceeași cu o procură în vigoare. Nu se șterge, nu se marchează, nu-și schimbă textul. Actul care o revocă e un document separat, adesea într-un alt dosar, uneori doar o hotărâre în procesul-verbal al unei ședințe.

E aceeași invizibilitate ca la fișa de risc trecută de termenul de revizuire, tratată în RAG pe registrul de riscuri. Diferența e cui i se opune. Acolo, o fișă expirată producea o decizie internă proastă. Aici, o procură revocată dar necomunicată produce un contract care obligă compania față de un terț. Iar un angajament bancar autonom merge un pas mai departe: acolo stingerea nu lasă în urmă nici măcar un act de revocare pe care sistemul să-l poată găsi, cum arată RAG pe scrisori de garanție.

Comunicarea revocării e o condiție, nu o formalitate

Codul civil tratează separat efectul intern și efectul extern al revocării. Modificarea și revocarea împuternicirii trebuie aduse la cunoștința terților prin mijloace corespunzătoare; altfel nu sunt opozabile decât dacă se dovedește că terții le cunoșteau ori puteau să le cunoască la data încheierii contractului (art. 1306). Pentru procurile în formă autentică, publicitatea se realizează prin registrul notarial, ceea ce transferă sarcina dinspre companie spre un sistem public.

Pentru sistem, asta înseamnă că starea unei împuterniciri nu e un câmp binar. Sunt două stări suprapuse: revocată intern și revocată opozabil. Un răspuns care le confundă e greșit indiferent în ce sens greșește.

Ce trebuie modelat ca obiect, nu ca text

Trei lucruri nu pot rămâne doar în corpul documentelor: data de la care produce efecte fiecare act, data revocării și data comunicării revocării. Ele se extrag o dată, la ingestie, cu sursa fiecăreia, iar interogarea filtrează pe ele înainte de căutarea semantică. Disciplina de versionare și de scoatere din index a documentelor ieșite din vigoare e cea din prospețime, ștergeri și reindexare.

Ce e înregistrat produce alte efecte decât ce e doar semnat

Două planuri care nu se suprapun

O decizie de revocare semnată azi există. Produce efecte între companie și persoana revocată. Dar față de furnizorul care semnează mâine cu aceeași persoană, ea nu produce nimic până nu e publicată: societatea nu poate invoca față de terți numirile în funcții de reprezentare sau încetarea acestor funcții dacă ele nu au fost publicate în conformitate cu legea (art. 54 din Legea nr. 31/1990).

Legea registrului comerțului fixează momentul: înmatricularea și mențiunile sunt opozabile terților de la data înregistrării în registru ori de la data publicării, acolo unde legea prevede publicare, iar operațiunile efectuate înainte de a 16-a zi de la înregistrare nu sunt opozabile terților care dovedesc că au fost în imposibilitate de a lua cunoștință despre ele (art. 46 din Legea nr. 265/2022). Reciproca e la fel de utilă: cine avea obligația să ceară o înregistrare nu poate opune terților actele neînregistrate, iar terții pot întotdeauna invoca ce nu a fost publicat.

Limita internă de valoare nu se opune terților

Diferența care surprinde cel mai des un comitet de risc e alta. Clauzele actului constitutiv ori hotărârile organelor statutare care limitează puterile conferite de lege organelor societății sunt inopozabile terților, chiar dacă au fost publicate (art. 55 alin. 2). În raporturile cu terții, societatea rămâne angajată prin actele organelor sale chiar dacă acestea depășesc obiectul de activitate, cu excepția cazului în care dovedește că terții cunoșteau sau trebuiau să cunoască depășirea — iar publicarea actului constitutiv nu constituie, singură, dovada cunoașterii.

Un plafon intern de 100.000 de euro pentru administrator e, prin urmare, o regulă de disciplină internă, nu o apărare față de furnizor. Sistemul poate și trebuie să semnaleze depășirea, dar formularea corectă e „s-a depășit limita internă”, nu „contractul nu obligă compania”. Sunt două afirmații diferite, iar a doua e falsă.

Când registrul și dosarul spun altceva

Neconcordanțele au și ele o regulă. Dacă datele înregistrate în registru diferă de documentele arhivate în dosarul profesionistului, față de terți prevalează datele din registru; iar dacă ce s-a publicat diferă de ce s-a înregistrat, prevalează tot registrul.

Pentru un index construit peste dosarul intern, asta e o inversare de ierarhie: sursa cea mai completă nu e sursa care decide. Regula minimă e ca fiecare răspuns despre reprezentare să poarte data ultimei confruntări cu registrul, iar divergențele să apară explicit, nu să fie rezolvate tăcut în favoarea documentului mai detaliat. Rangul între surse funcționează ca la straturile unei polițe, tratate în RAG pe polițe de asigurare, cu deosebirea că acolo ierarhia e o convenție contractuală, iar aici e stabilită de lege.

Depășirea puterii nu produce un act nul

Actul e în suspensie, nu desființat

Când reprezentantul încheie un contract în lipsa împuternicirii sau depășind-o, contractul nu produce efecte între reprezentat și terț (art. 1309). Nu e nul, nu e valabil — e ineficace față de cel în numele căruia a fost încheiat, până când cineva îl asumă. Cel în numele căruia s-a încheiat îl poate ratifica, respectând formele cerute de lege pentru încheierea lui valabilă (art. 1311), iar ratificarea produce efecte retroactiv, fără a afecta drepturile dobândite între timp de terți.

Pentru un sistem de întrebări, diferența e de modalitate, nu de nuanță. „Actul e nul” e o concluzie juridică pe care nimeni nu a pronunțat-o. „Actul nu produce efecte până se clarifică cine îl asumă” e starea reală, iar ea are un titular și un termen.

Ratificarea are ceas

Terțul contractant poate acorda, printr-o notificare, un termen rezonabil pentru ratificare, după împlinirea căruia contractul nu mai poate fi ratificat. Cine încheie un act fără împuternicire sau cu depășirea ei răspunde pentru prejudiciile cauzate terțului (art. 1310).

Ceasul acesta nu pornește dintr-un document intern. Pornește dintr-o notificare primită din exterior, adesea prin e-mail sau prin curier, și e ușor de ratat exact pentru că nu seamănă cu nimic din fluxul obișnuit de aprobări. Tratamentul e cel al obligațiilor cu scadență din RAG pentru obligații contractuale: un obiect monitorizat, nu un fragment regăsibil.

Ce răspunde sistemul într-un caz de depășire

Trei elemente, în această ordine: care verigă a cedat și cu ce anume s-a depășit; dacă actul a fost sau nu ratificat, expres sau prin executare; dacă mai e în termen pentru ratificare. Citarea se face la nivel de act și articol, în tiparul din RAG pe contracte și documente juridice, nu la nivel de dosar.

Ce nu răspunde: dacă terțul era de bună-credință. Reprezentarea aparentă și conflictul de interese se apreciază pe fapte din afara corpusului — comportamentul companiei, corespondența anterioară, ce știa concret cealaltă parte. Sunt calificări juridice, nu rezultate de regăsire.

Ce ajunge în producție și ce rămâne la om

Ce scurtează efectiv

Reconstituie lanțul complet pentru o semnătură dată, cu fiecare verigă citată și cu limita ei. E răspunsul cel mai puțin spectaculos și singurul care scurtează o verificare de o zi la câteva minute.

Reconstituie starea la o dată din trecut, nu doar cea de azi — pentru că întrebarea vine, de regulă, despre un contract semnat acum două luni, iar între timp s-au schimbat două verigi.

Și inventariază invers: pentru o persoană, ce poate semna astăzi; pentru un plafon, cine îl poate atinge. E interogarea care descoperă delegările uitate, la fel cum matricea de competențe descoperă atestatele expirate în RAG pe competențe și autorizări.

Ce rămâne la om

Nu confirmă un drept de semnătură ca afirmație proprie. Arată lanțul și starea fiecărei verigi; concluzia o asumă omul care semnează sau care aprobă plata.

Nu se pronunță asupra validității actului deja semnat și nu califică buna-credință a terțului. Nu emite și nu revocă împuterniciri: sunt acte cu formă și cu efecte față de terți, care cer confirmare umană și dovadă de comunicare.

Și nu răspunde nimic despre mandate fără filtrare de acces aplicată înainte de retrieval. Plafoanele de semnătură arată structura de putere a companiei, iar procurile conțin date de identificare — regimul e cel din RAG și GDPR, cu permisiunile din controlul accesului în RAG.

Ce urmărești în cifre

Recall pe lanț complet. Din verigile reale ale unei autorități adnotate manual, câte apar în răspuns. Un lanț regăsit pe trei sferturi e un răspuns greșit, nu unul parțial.

Corectitudinea titularului. În ce procent din răspunsuri persoana numită e cea din ultima verigă, nu una dintr-un act din amonte. Prinde exact modul de eșec prin substituire de entitate.

Divergențe registru-dosar semnalate. Câte au fost ridicate față de câte existau la o verificare manuală pe un eșantion.

Rata de „nu pot confirma”. Pe întrebări de reprezentare, o rată apropiată de zero e un semnal de alarmă. Metodologia de construire a setului de referință e în cum evaluezi un sistem RAG.

Setul se construiește pe 20-30 de autorități reprezentative, cu lanțurile enumerate integral de un jurist. Iar dacă structura înseamnă doi administratori și trei procuri care încap într-un tabel, nu ai nevoie de retrieval, ci de tabelul acela ținut la zi — pragurile sunt în când nu folosești RAG.

Întrebări frecvente

Nu e suficient să indexez procurile?

O procură nu se validează singură. Fără hotărârea și decizia din amonte, sistemul nu poate spune dacă operațiunea era permisă și dacă cel care a dat procura avea el însuși dreptul să o dea. Un index doar pe procuri răspunde convingător și greșit.

Cum aflu dacă o împuternicire a fost revocată, dacă revocarea nu e în dosar?

Nu afli din corpus. De aceea confruntarea periodică cu registrul comerțului, pentru persoanele cu funcții publicate, e un pas de proces, nu o funcționalitate. Pentru procurile autentice, sursa e registrul notarial, iar sistemul reține data ultimei verificări, nu o presupune.

Ce fac cu delegările date prin e-mail?

Le tratezi ca ipoteze, nu ca verigi. Un e-mail poate proba o delegare între companie și angajat, dar nu ține locul formei cerute pentru actul final. Marchează-le distinct în index și nu le lăsa să completeze un lanț altfel incomplet.

Sistemul poate bloca o semnătură peste plafon?

Poate semnala, nu bloca. Blocarea e o decizie de control intern, luată în sistemul care emite documentul, cu răspundere atașată. Un sistem de întrebări care oprește un flux operațional va fi ocolit în două săptămâni.

Cum tratez grupurile cu societăți în mai multe țări?

Ca pe corpusuri separate, cu reguli de opozabilitate diferite. Regimul publicității și pragurile de reprezentare țin de dreptul fiecărei jurisdicții, iar un răspuns care amestecă două regimuri e mai periculos decât un răspuns lipsă. Partea de corpus multilingv e tratată în RAG multilingv.

Ce separă un proiect real de o demonstrație nu e volumul arhivei, ci cine răspunde azi când vine întrebarea. Dacă răspunde un jurist care cere un extras de registru și așteaptă confirmarea notarului, ai deja și livrabilul, și procedura pe care sistemul o va prelua. Dacă răspunde un tabel ținut la zi de o singură persoană, riscul tău nu e regăsirea — e persoana aceea, iar un index nu îl acoperă.

Dacă vrei o a doua opinie pe cum ar arăta modelul de lanț și confruntarea cu registrul peste structura ta, trimite un mesaj. Restul corpusurilor de companie, cu problemele lor specifice, sunt în hubul Cazuri de utilizare enterprise, iar serviciul întreg în AI & RAG.