Implementare sisteme ERP specializate pentru industria HoReCa din România

Blocaje pe care le eliminăm

• Lipsa trasabilității între vânzările POS și stocuri

  Sistemul de marcat înregistrează un preparat vândut, dar descărcarea ingredientelor perisabile din gestiune se face manual, la câteva zile distanță, generând discrepanțe majore între stocul scriptic și cel faptic din bucătărie sau bar.

• Calculul imprecis al costului de producție

  Modificările frecvente de preț de la furnizorii de carne, legume sau băuturi nu sunt reflectate automat în rețetarele sistemului tău, ceea ce te împiedică să ajustezi prețurile de vânzare în timp util pentru a menține marja de profit.

• Fragmentarea datelor între multiple locații

  Transferurile de marfă între bucătăria centrală și punctele de lucru periferice necesită zeci de documente fizice, iar unificarea datelor pentru inventar și achiziții durează zile întregi de introducere manuală a datelor în Excel.

• Efortul manual masiv pentru conformitatea fiscală

  Generarea XML-urilor pentru e-Factura sau a declarațiilor SAF-T necesită extragerea manuală a datelor din mai multe softuri izolate, crescând probabilitatea erorilor umane la transcrierea datelor financiare și de stoc.

Arhitectura. Stack-ul. Compromisurile.

• Baza de date și stocarea informațiilor

  Utilizăm baze de date relaționale robuste pentru a stoca rețetare complexe cu multiple niveluri de sub-rețete, istoricul tranzacțiilor POS și logurile de transfer de marfă între locații.

  • PostgreSQL
  • Redis

• Backend și procesarea logică a stocurilor

  Construim pipeline-uri de date care calculează în fundal descărcările de gestiune, recalculând costul de producție la fiecare nouă recepție de marfă și generând alerte pentru stoc minim.

  • Python
  • Node.js
  • Go

• API Gateway și integrări externe

  Expunem și consumăm endpoint-uri REST sau GraphQL pentru a comunica cu sistemele POS, platformele de livrare și softurile de contabilitate, strict condiționat de accesul tău la cheile API necesare.

  • REST API
  • GraphQL
  • Docker

Cum lucrez

1. 01

   Auditarea fluxurilor de marfă și a sistemelor POS

   Analizăm modul în care gestionezi rețetarele, stocurile perisabile și sistemele de încasare existente. Identificăm punctele de integrare API disponibile pentru extragerea datelor direct din locațiile tale.

2. 02

   Maparea bazei de date și arhitectura ERP

   Proiectăm structura bazei de date pentru a reflecta ierarhia specifică HoReCa: materii prime, semipreparate, produse finite, locații, depozite centrale și reguli stricte de transfer între gestiuni.

3. 03

   Dezvoltarea modulelor și integrarea API

   Scriem codul necesar pentru a prelua datele din POS și a automatiza fluxurile de achiziții, descărcarea de gestiune pe bază de rețetar și pregătirea formatată a datelor contabile.

4. 04

   Testarea în paralel și deployment

   Rulăm noul sistem ERP în paralel cu procedurile tale vechi timp de două sau trei săptămâni pentru a valida acuratețea datelor de stoc, apoi trecem în producție și instruim personalul.

Întrebări frecvente

• Cât durează implementarea unui ERP pentru un lanț de restaurante?+

  Procesul variază în funcție de numărul de locații și de complexitatea rețetarelor. Pentru un lanț de 3-5 locații, auditul și arhitectura durează aproximativ 3 săptămâni, urmate de 4-6 săptămâni de dezvoltare, integrare și testare în paralel.
• Vă puteți integra cu sistemul nostru POS actual?+

  Da, atâta timp cât furnizorul POS-ului tău oferă acces la un API documentat și deții cheile de autentificare necesare. Noi scriem codul de integrare pentru a extrage automat datele de vânzare și a le trimite în noul ERP.
• Sistemul ERP ne va trimite automat facturile în SPV?+

  Noi construim module care extrag și formatează datele din baza de date conform standardului XML cerut pentru e-Factura. Transmiterea efectivă în SPV și conformitatea fiscală rămân responsabilitatea ta și a departamentului tău contabil.
• Cum gestionați diferența dintre unitățile de măsură la achiziție și la vânzare?+

  Configurăm factori de conversie matematică direct în baza de date. Cumperi marfă în kilograme sau litri de la furnizor, iar sistemul scade automat grame sau mililitri conform rețetarului la fiecare vânzare procesată prin POS.
• Ce se întâmplă dacă un furnizor schimbă prețul la materie primă?+

  La introducerea facturii de recepție cu noul preț, sistemul recalculează automat costul de producție pentru toate preparatele care conțin acel ingredient, oferindu-ți date actualizate în timp real pentru ajustarea prețurilor din meniu.
• Avem nevoie de infrastructură proprie de servere în locații?+

  Nu. Implementăm sistemul ERP în cloud, folosind containere Docker și servicii gestionate AWS sau Google Cloud, ceea ce îți permite să accesezi sistemul din orice locație, de pe orice dispozitiv conectat la internet.