Conformitate fiscală SaaS în România: TVA și e-Factura

Ai dus SaaS-ul de la idee la primul client care plătește (pașii sunt în ghidul de la idee la MVP). Acum apare întrebarea pe care niciun tutorial de Stripe nu o răspunde: ce pui pe factură și cui raportezi?

Conformitatea fiscală pentru un SaaS nu e o singură regulă. E o secvență de decizii, fiecare declanșată de un răspuns simplu: cine cumpără și de unde. Un developer din Cluj care vinde un abonament de 49 $/lună unei firme din Germania, unei persoane fizice din Franța și unui startup din SUA aplică trei tratamente de TVA complet diferite — pe același produs.

Ghidul ăsta îți dă harta deciziilor, nu consultanță contabilă. Cotele, pragurile și termenele se schimbă des (doar în ultimul an s-au modificat și cota de TVA, și plafonul de scutire, și termenul e-Factura), așa că tratează cifrele ca punct de plecare verificat la zi, nu ca literă de lege permanentă. Pentru cazul tău exact, un contabil rămâne necesar.

Întrebarea care declanșează totul: cine cumpără și de unde

Toată fiscalitatea TVA pentru servicii digitale pleacă de la un concept: locul prestării. Adică în ce țară se consideră că ai „livrat" serviciul — pentru că acolo se datorează TVA. Iar locul prestării depinde de două lucruri: clientul e firmă (B2B) sau persoană fizică (B2C), și e în România, în UE sau în afara UE.

Asta îți dă o matrice de șase căsuțe. Fiecare are alt răspuns la „cine colectează TVA și ce factură emiți".

Pe rânduri:

B2B — firmă cu cod TVA valid

Clientul e o firmă dintr-un alt stat UE, cu cod de TVA valid. Verifici codul în VIES, sistemul oficial al Comisiei Europene, înainte de prima factură. Locul prestării e la client, în țara lui. Emiți factura fără TVA, cu mențiunea „taxare inversă / reverse charge — Art. 196 Directiva 2006/112/CE". Clientul plătește TVA-ul în țara lui, prin mecanismul de taxare inversă.

Dacă nu ești încă plătitor de TVA în România, tot ai nevoie de un cod de TVA intracomunitar (art. 317) — îl obții prin declarația 700, online prin SPV, înainte de prima factură către o firmă din UE. Pentru prestări de servicii nu există plafon: chiar și o singură factură îți impune codul. Vestea bună: veniturile astea nu se transmit în e-Factura (locul prestării e în afara României) și nu intră în plafonul de scutire de TVA.

Pentru o firmă din afara UE (SUA, UK din 2021 și restul), logica e similară — factură fără TVA, neimpozabil în România conform art. 278 — dar nu se declară în declarația recapitulativă 390, fiindcă VIES funcționează doar în interiorul UE.

Iar dacă vinzi B2B în România, către o firmă românească, ești pe terenul „normal": TVA 21% pe factură (dacă ești plătitor) și factura merge obligatoriu în e-Factura.

B2C — persoană fizică

Aici se schimbă regula. Pentru servicii digitale (software, abonamente, conținut — ce UE numește servicii TBE) vândute către consumatori, locul prestării e țara consumatorului. Adică o persoană fizică din Franța plătește TVA franceză (20% în 2026), nu cea românească.

Ca să nu te înregistrezi în 27 de țări, există OSS (One-Stop Shop): o singură înregistrare în România, o declarație trimestrială, plătești în euro, iar TVA-ul e distribuit către fiecare stat. Te înregistrezi în OSS prin SPV.

Excepția care contează pentru un SaaS la început: dacă vânzările tale B2C de servicii digitale către consumatori din toată UE rămân sub 10.000 € pe an (cumulat, nu pe țară), poți aplica TVA românesc de 21% și raporta totul acasă, fără OSS. Peste prag, treci la TVA-ul fiecărei țări, fără perioadă de grație — chiar din tranzacția care te-a dus peste. Pentru firmele din afara UE nu există acest prag: TVA UE se aplică de la primul client european.

Vânzările B2C către consumatori din România rămân, evident, cu TVA 21% și factură în e-Factura.

TVA în România: pragul, cota și momentul în care devii plătitor

Trei cifre pe care un fondator de SaaS din România trebuie să le știe în 2026.

Cota standard de TVA e 21% din 1 august 2025 (Legea 141/2025 a urcat-o de la 19%). Există și o cotă redusă de 11%, dar pentru software și abonamente SaaS se aplică standardul.

Plafonul de scutire de TVA e 395.000 lei cifră de afaceri anuală — crescut de la 300.000 lei începând cu 1 septembrie 2025, prin OG 22/2025, potrivit Ministerului Finanțelor. Sub el, poți rămâne neplătitor (nu colectezi TVA, dar nici nu deduci). Peste el, te înregistrezi cel târziu la data depășirii, iar regimul normal se aplică chiar din tranzacția care a trecut pragul — nu din luna următoare.

Un detaliu valoros pentru SaaS-urile care vând mult în afară: din 2026, livrările și prestările cu locul impozitării în afara României nu mai intră în calculul plafonului de scutire. Cu alte cuvinte, veniturile din clienți UE B2B (taxare inversă) și non-UE nu te împing spre pragul de TVA. Doar vânzările cu locul în România contează.

Nu confunda plafonul de TVA cu plafonul de microîntreprindere (100.000 € venituri, cu impozit de 1% din ianuarie 2026). Sunt praguri și impozite diferite: poți depăși unul fără celălalt.

Înregistrarea voluntară are sens chiar și sub plafon dacă vinzi mai ales către firme (care oricum deduc TVA-ul) sau dacă ai achiziții mari pe care vrei să le deduci — un SaaS cu costuri serioase de infrastructură intră adesea în categoria asta.

e-Factura: ce e obligatoriu, ce formate, ce NU intră

RO e-Factura e sistemul național prin care facturile trec prin SPV / ANAF, în format XML structurat (standardul european EN 16931, cu specificul RO_CIUS). Nu mai trimiți doar un PDF pe email; factura se încarcă în sistem, e validată automat și abia apoi e considerată transmisă.

Calendarul, pe scurt: e-Factura B2B e obligatorie din ianuarie 2024 (raportare), cu emiterea efectivă către destinatari din iulie 2024; B2C a intrat din ianuarie 2025; iar din ianuarie 2026 obligația s-a extins și la persoanele fizice care prestează sub CNP (freelanceri, creatori), potrivit ghidurilor ANAF.

Termenul de transmitere e de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii — modificat de la zile calendaristice prin OUG 89/2025, de la 1 ianuarie 2026. „Transmis" înseamnă încărcat și confirmat prin recipisă; mailul către client nu ține loc de dovadă. Întârzierea e contravenție: amenzi de la 1.000 la 2.500 lei pentru firmele mici, până la 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari, conform ghidului Ministerului Finanțelor.

Câteva reguli practice: o factură transmisă nu se mai poate șterge — corectezi cu o factură storno (valori negative). Fișierul trebuie să conțină echivalentul în lei la cursul BNR. SRL-ul tău e înscris automat în sistem la înregistrarea fiscală, fără cerere separată.

Partea care contează cel mai mult pentru un SaaS care vinde global: în e-Factura intră doar facturile cu locul prestării în România — B2B și B2C interne. Facturile către clienți din UE (taxare inversă) sau din afara UE nu se transmit prin sistem. Dacă 90% din clienții tăi sunt în străinătate, amprenta ta de e-Factura e mică. Asta confirmă și ghidurile de facturare externă: doar tranzacțiile cu locul în România trec prin sistemul național.

De reținut: derogarea care permite e-Factura obligatorie e autorizată de UE până la finalul lui 2026, după care intră în discuție regulile ViDA (VAT in the Digital Age). E o țintă în mișcare — verifică periodic.

Merchant of Record vs gestionezi singur: cine duce povara

Aici e decizia de arhitectură fiscală, și e un trade-off real. Ai două modele.

Un merchant of record (MoR) — Paddle, Lemon Squeezy, Gumroad (MoR din ianuarie 2025) sau Stripe Managed Payments — devine vânzătorul legal al produsului tău. Clientul cumpără de la el, numele lui apare pe extrasul de card, iar el calculează, colectează, declară și remite TVA / GST / sales tax în peste 200 de jurisdicții. Tu primești un payout net. Stripe „clasic", în schimb, e procesator de plăți: rămâi tu merchant of record și răspunzi tu de înregistrări, declarații și remitere. Stripe Tax (+0,5%) calculează și colectează, dar depunerea rămâne la tine.

Unghiul de e-Factura merită subliniat. Cu un MoR, nu facturezi clienții finali — îi facturezi MoR-ului. Practic emiți o singură factură B2B de export către o entitate străină (Paddle e în UK/Irlanda), în afara e-Factura, cu taxare inversă. MoR-ul duce tot TVA-ul către consumatorii din fiecare țară. Cu Stripe direct, ești tu vânzătorul către fiecare client, deci toată matricea de mai sus cade pe tine: TVA RO plus e-Factura intern, taxare inversă plus D390 pentru UE B2B, OSS pentru UE B2C, export pentru non-UE.

Trade-off-ul, fără romanțare:

• MoR: simplu, taxele complet în afara listei tale, scut de răspundere la control. Dar pierzi relația directă de facturare (numele lor pe factură, nu al tău), primești un payout en-gros, ai mai puțin control pe checkout și plătești ~5% + 0,50 $ per tranzacție.
• Stripe direct + contabil: control total pe checkout, pe date și pe relația cu clientul, taxă de bază mai mică. Dar duci toată conformitatea, plus un cost de contabilitate de ~5.000–15.000 $/an pentru o amprentă internațională modestă — iar la trafic internațional taxa efectivă Stripe (carduri internaționale, conversie valutară, Stripe Billing, Stripe Tax) ajunge tot pe la 5%.

Tiparul observat în 2026: multe SaaS-uri pornesc cu un MoR pentru simplitate și migrează la Stripe abia la scară (în jur de 50.000–100.000 $ MRR), când economia pe comisioane justifică investiția în infrastructură și conformitate. Decizia depinde de unde îți sunt clienții și cât de devreme vrei să nu te mai gândești la TVA. Costul conformității, fie el comision de MoR sau contabil plus tooling, intră direct în bugetul real al unui SaaS — detaliat separat în analiza de cost.

Mențiune: Stripe Managed Payments e produsul MoR al celor de la Stripe, dar în 2026 e încă în preview privat, limitat geografic și la anumite produse digitale — deci, pentru majoritatea, alegerea reală e între Stripe clasic și un MoR terț.

Dacă alegerea billing-ului ți se pare prematură, e pentru că ține de faza de build, nu de cea fiscală — e detaliată în drumul de la idee la MVP. Conformitatea vine după ce billing-ul există.

Ce înseamnă practic pentru facturare și raportare

Tradus în to-do, în funcție de model.

Dacă mergi pe MoR: emiți periodic o factură de export (B2B, fără TVA, taxare inversă) către MoR și păstrezi payout-urile reconciliate. Amprenta ta de TVA și e-Factura în România e minimă. Ții totuși evidența — UE cere păstrarea documentelor minimum 10 ani.

Dacă gestionezi singur cu Stripe:

• Clienți B2B/B2C din România: TVA 21%, factură în e-Factura în 5 zile lucrătoare.
• Clienți B2B din UE: cod de TVA intracomunitar (D700) înainte de prima factură, factură fără TVA cu mențiunea de taxare inversă, verificare VIES, declarare în D390 (lunar, până pe 25) și în decontul D300.
• Clienți B2C din UE (servicii digitale): declarație OSS trimestrială peste pragul de 10.000 €, sau TVA românesc sub prag.
• Clienți din afara UE: factură fără TVA, neimpozabil în România, fără D390.

Un punct unde arhitectura produsului întâlnește fiscalitatea: ca să raportezi corect TVA pe țară și pe tip de client, ai nevoie să separi curat datele de facturare per client. Dacă ai construit pe o arhitectură multi-tenant, izolarea pe tenant îți dă deja granularitatea necesară pentru raportare. Iar dacă vrei să centralizezi facturarea și raportarea intern, tooling-ul de tip ERP e locul unde se leagă comenzile, facturile și deconturile. Iar dacă ajungi să emiți e-Factura la volum din propriul sistem, integrarea unui ERP cu e-Factura și ANAF acoperă partea tehnică — format RO_CIUS, API-ul SPV și cele trei abordări de implementare.

Pentru imaginea completă a ce e un SaaS și unde se încadrează conformitatea fiscală în construcția lui, vezi pillarul despre SaaS.

Întrebări frecvente

Trebuie să fiu plătitor de TVA ca să vând un SaaS?

Nu automat. Sub plafonul de 395.000 lei cifră de afaceri (cu locul prestării în România) poți rămâne neplătitor. Dar dacă vinzi servicii către firme din UE, ai nevoie de cod de TVA intracomunitar (D700) chiar și ca neplătitor, fără niciun plafon.

Vând doar către firme din UE. Pun TVA pe factură?

Nu, dacă firma are cod de TVA valid în VIES. Emiți factura fără TVA, cu mențiunea de taxare inversă, iar clientul plătește TVA-ul în țara lui. Tu declari prestarea în D390.

Facturile către clienții din străinătate intră în e-Factura?

Nu. În RO e-Factura intră doar facturile cu locul prestării în România — B2B și B2C interne. Facturile către clienți din UE sau non-UE nu se transmit prin sistemul național.

Un MoR mă scutește complet de TVA în România?

În mare parte, da, pentru vânzările prin el — fiindcă MoR-ul e vânzătorul legal către clienții finali și duce TVA-ul global. Tu rămâi cu o relație simplă: o factură de export către MoR. Dar rămâi responsabil pentru propriile obligații (impozit pe venit sau profit, evidență).

Sub ce sumă pot aplica TVA românesc la clienții B2C din UE?

Sub 10.000 € pe an, cumulat pe toate vânzările B2C de servicii digitale către consumatori din UE. Peste prag, aplici TVA-ul fiecărei țări, cel mai simplu prin OSS.

Pune conformitatea pe hârtie înainte de prima factură mare

Înainte să trimiți prima factură serioasă, decide trei lucruri: cine îți sunt clienții (B2B/B2C, RO/UE/non-UE), dacă treci pragul de TVA și dacă vrei un MoR sau gestionezi singur. Restul — coduri, declarații, e-Factura — decurge din aceste trei răspunsuri.

Explorează toate ghidurile de SaaS în hub-ul de servicii SaaS și seria dedicată conformității fiscale pentru SaaS.